Autor:Raul Fraga
Estudiante de la carrera de Ingenieria en Computación.UABC
Antes de entrar de lleno al tema, se debe entender ciertos conceptos para poder dar una opinión clara y lo más completa que se pueda sobre los problemas a los que se enfrenta un administrador de proyectos y cómo solucionarlos.
Empecemos por definir ¿qué es un administrador de proyectos? Los Administradores de Proyectos son los responsables de asegurar el éxito de un proyecto determinado. Debe cumplir con ciertas actividades como lo son: planeación, organización, comunicación, asesoramiento, verificación, entre otras. Las actividades antes mencionadas deben llevarse a cabo con el uso de herramientas, técnicas, metodologías y procesos de gestión administrativa que le ayudarán a llevar un control sobre cada uno de esos procesos o actividades.
Debe contar con ciertas características para poder formar un ambiente armónico, de respeto y profesional con su equipo de trabajo y personas externas (stakeholders) que participen en el proyecto. Algunas de las más importantes son:
- Comunicación.
- Liderazgo.
- Responsabilidad.
- Educación.
- Proactivo.
- Compromiso.
- Objetivo.
Como se mencionó antes, el Administrador de Proyectos debe llevar a cabo una serie de actividades y/o procesos para realizar de manera completa y exitosa el proyecto en el que se esté trabajando. Las actividades tienen que ejecutarse en un orden jerárquico para que la meta del proyecto vaya tomando forma.
La primera tarea a realizar es la búsqueda de un proyecto en el cual las metas y objetivos planteados por los clientes o stakeholders puedan ser alcanzados bajo los términos y circunstancias que éstos planteen. Se debe tener el criterio suficiente para saber si el proyecto puede llevarse a cabo o no. Un buen Administrador de Proyectos no pondría en riesgo la reputación y credibilidad de él mismo junto a su equipo de trabajo. Siempre se debe trabajar con proyectos alcanzables.
Para el análisis antes planteado, se debe tener una buena comunicación tanto con los clientes o stakeholders, como con su equipo de trabajo. En lo que respecta a los stakeholders, entra la parte de la obtención de requerimientos, ya que estos sirven para determinar qué tan alcanzables son los objetivos del proyecto y el cómo debe organizarse el equipo de trabajo. Con el equipo de trabajo deben de establecerse los roles y responsabilidades de cada uno.
En cada caso, deben llevarse a cabo reuniones periódicas en las cuales exista retroalimentación de ambas partes. Esto puede representar un problema en caso de que exista falta de tiempo por parte del Administrador de Proyectos, el cliente o de algún miembro del equipo. Actualmente existen distintos medios de comunicación o software de administración de proyectos que pueden ayudarle al Administrador a organizar estas reuniones aun cuando existan contratiempos geográficos (viajes, actividades lejanas al punto de reunión, etc.) o de tiempo. Ejemplo: Skype y Stormboard.
La organización del equipo es fundamental para llevar a cabo un proyecto exitoso. Se deben establecer las áreas que tendrán cabida en el proyecto y las actividades que realizarán en cada una de ellas, así mismo, los integrantes de cada una de ellas. Es muy común que si no existe una organización bien definida, cuando surja algún problema, todos dirán que no les corresponde o no es su responsabilidad, creando conflictos entre los miembros del equipo de trabajo y creando un ambiente estresante. Por esa razón, el Administrador de Proyectos, debe organizar su equipo de trabajo y mantener a todos informados sobre dicha organización. Lo ideal es crear documentos donde quede establecido eso, y se recomienda usar herramientas que permitan la creación de diagramas. Cada integrante del equipo de trabajo tendrá su propio documento y diagrama, y en caso de que se cuente con un establecimiento de trabajo, colocar en algunas partes éstos diagramas para que siempre se esté familiarizado con los roles y responsabilidades de cada quién.
Las actividades más importantes que se deben realizar durante el proyecto son:
- Obtención de Requerimientos.
- Mockups.
- Metodologías.
- Planificación de Recursos Humanos.
- Planificación de costos y adquisiciones.
- Planificación de riesgos.
Otro de los puntos importantes que pueden generar problemas en un proyecto, es la falta de interés, asesoramiento y compromiso del Administrador de Proyectos con su equipo de trabajo y las actividades que realizan. Como líder que es, debe tener cercanía con cada uno de sus colaboradores, ayudarlos a resolver problemas que enfrenten en sus actividades y además tener constantes reuniones con ellos para ver los avances realizados y ver que se esté cumpliendo con la expectativa generada durante la elicitación del proyecto. De no ser así, el proyecto muy probablemente no cumpla con los requisitos mínimos solicitados por los clientes.
El Administrador de Proyectos debe tener la documentación necesaria de cada actividad realizada por cada una de las áreas que conforma el equipo de trabajo. Esta documentación debe ser presentada en las reuniones que el Administrador mantenga con los clientes o stakeholders del proyecto. Es la forma de comunicar que el proyecto va por buen camino y de que se está alcanzando el objetivo que se estableció desde un principio. Si el Administrador no cuenta con la documentación necesaria de cada actividad realizada por las áreas de trabajo, quiere decir que alguna de las partes no está cumpliendo con los roles y responsabilidades establecidas previamente.
Así que es muy importante que cuides cada uno de estos detalles si eres responsable de un proyecto..
