Autor:Luis Rodolfo Adame Dominguez
Estudiante de la carrera de Ingenieria en Computación.UABC
Central Desktop es una herramienta colaborativa en la nube, que permite a equipos de pequeños y medianos negocios comunicarse y colaborar de forma eficiente.
Algunas de las características de Central desktop son:
- El acceso en tiempo real archivos de diferentes formatos desde videos hasta documentos en word
- Colaboración entre grupos de trabajo tipo social-media
- Control de actualizaciones en documentos
- Administración de recursos y asignación de tareas en un equipo de trabajo
- Reportes de productividad
- Reuniones virtuales
- Almacenamiento en la nube
Central desktop es una herramienta que implica un costo económico aproxidamente de $90 dlls, sin embargo maneja una versión de prueba de 15 dias, la cual fue más que suficiente para realizar pruebas a la versión completa profesional. A continuación les muestro las funcionalidades encontradas al momento de llevar mi analisis:
Se comenzó por crear una cuenta, ingresando los datos básicos (correo electrónico, nombre, apellidos, nombre de usuario, contraseña, etc.). Posteriormente se debe asignar el nombre de la empresa y otro para el area de trabajo
Una vez ingresados nos permite agregar colaboradores, crear tareas, o agregar usuarios como forma de ejemplo de las características que se incluyen.
Se comenzó por crear una tarea de prueba, se le puede asignar fecha de inicio y de entrega, prioridad, etiquetas, a quiénes se les asignó la tarea entre otras cosas. Una característica que me resultó interesante fue la del registro de auditoría, que permite ver quiénes han visto la tarea, la han modificado creado yo completado y la fecha.
También se pueden crear eventos, seleccionar invitados, la fecha de inicio y fin, si la notificación se repetirá, si se enviará por correo y también se dará la ubicación del evento.
La carga de archivos es fácil, sólo se arrastra el archivo sin importar el formato y se cargará. Se le pueden asignar carpetas y quiénes pueden acceder a estos.
El calendario muestra las tareas o eventos asignados a cada día, cuenta con funciones para importar desde otros sistemas similares, así como un plugin para Outlook. También se puede imprimir.
También cuenta con generación de diagramas de Gantt para las actividades planificadas dentro del proyecto.
Existen dos tipos de miembros: Internos y externos:
- Los internos son personas involucradas directamente en el proyecto (Stakeholders, desarrolladores, administradores, etc.)
- Los externos son gente involucrada de manera menos directa, por ejemplo clientes, vendedores, etc.
La pantalla de inicio muestra un resumen de todo lo que ocurre dentro del proyecto, se pueden agregar a manera de comentario las actividades que se están realizando actualmente.
Dentro de las opciones se encuentran múltiples configuraciones tales como: aspecto, pestañas que se muestran, el manejo de notificaciones, etc.Una que llamó mi atención fue la pestaña de reportes de uso, permite mostrar distintos reportes de los usuarios que han accedido al sistema, fecha de acceso y correo eletrónico.
Otra configuración que llamó mi atención fue la de seguridad y acceso, permite activar o desactivar el registro de auditorías, los permisos que tienen por defecto los usuarios, si los usuarios externos pueden acceder a ésta área de trabajo entre otros.
Da a entender la diferencia que existe entre usuarios Internos y Externos.
En resumen las ventajas que posee desktop son:
- Pantalla de inicio completa, muestra gran cantidad de información
- Individualización de tareas
- Personalizable
- Permite administrar diversas áreas del proyecto
- Fácil planificación de proyectos
- Importación de calendarios de otras plataformas
- Carga de archivos sencilla y rápida
Las desventajas encontradas son:
- Costoso, incluso en su versión más económica.
- El diseño puede llegar a ser confuso
- La asignación de roles resultó muy confusa y complicada
- Sólo se encuentra en inglés
- Uso extenso del correo electrónico, causará spam en las bandejas de entrada
La plataforma Central Desktop es una herramienta muy completa, tiene grandes características de seguridad con respecto a los tipos de usuarios que se encuentran y algunas de sus funcionalidades son muy útiles y fáciles de usar, pero aun así, siento que el costo del producto no lo vale. Plataformas similares como Trello, a pesar de contar con características reducidas, son mucho más económicas y fáciles de utilizar.
En mi opinión, llegaría a utilizar ésta herramienta para un proyecto pequeño si el costo de uso fuera reducido, 99 dlls al mes simplemente me resulta muy elevado, existiendo otras herramientas similares y más económicas.
Fuente:
http://www.centraldesktop.com/
